Розгляд звернень

  1. МЕТА ТА СФЕРА ЗАСТОСУВАННЯ

Ця процедура встановлює порядок прийому, реєстрації, розгляду та вирішення звернень, поданих авторами, рецензентами, читачами, членами редакційної колегії або іншими зацікавленими сторонами щодо діяльності наукового журналу, якості публікацій, процесу рецензування, етичних питань або інших аспектів редакційної політики.

  1. ВИДИ ЗВЕРНЕНЬ

Звернення можуть стосуватися:

  • технічних питань (доступ до сайту, некоректна інформація);
  • редакційного процесу (подання, строки розгляду, комунікація);
  • якості рецензування або підозри на упередженість;
  • наукової недоброчесності (плагіат, дублювання, фальсифікація даних);
  • порушення етичних принципів або міжнародних стандартів (COPE, DOAJ тощо);
  • запитів на внесення змін до авторства або виправлення статті;
  • будь-яких інших питань, що потребують реагування редакції.
  1. Канали подання звернень

3.1 Звернення можуть бути подані через:

  • офіційну електронну адресу журналу;
  • форму зворотного зв’язку на сайті журналу;
  • письмове звернення на поштову адресу видавця.

3.2 Анонімні звернення розглядаються, якщо містять достатньо фактів та доказів.

  1. ЗАГАЛЬНІ ПРИНЦИПИ РОЗГЛЯДУ

4.1 Конфіденційність – персональні дані сторін не розголошуються.

4.2 Неупередженість – звернення розглядаються незалежною особою або комісією.

4.3 Оперативність – заявник отримує відповідь у встановлені строки.

4.4 Прозорість – всі рішення фіксуються та зберігаються.

4.5 Етичність – застосовуються принципи COPE та редакційні стандарти журналу.

  1. ПОРЯДОК ПОДАННЯ ТА РЕЄСТРАЦІЇ ЗВЕРНЕННЯ
    • Заявник надсилає звернення у довільній формі, вказавши:
    • ПІБ (за бажанням),
    • контактні дані,
    • суть питання,
    • документи або докази (за наявності).

5.2 Відповідальний секретар журналу:

    • реєструє звернення в журналі реєстрації,
    • присвоює йому номер,
    • надсилає заявнику підтвердження про отримання (протягом 3 робочих днів).
  1. РОЗГЛЯД ЗВЕРНЕННЯ

6.1. Попередній аналіз

6.1.1 Відповідальний секретар перевіряє:

  • зміст звернення,
  • наявність необхідної інформації,
  • відповідність тематиці діяльності журналу.

6.1.2 У разі недостатньої інформації заявнику надсилається запит на уточнення.

6.2. Передача на відповідальний розгляд

Залежно від категорії звернення воно надсилається:

  • головному редактору,
  • члену редакційної колегії,
  • технічному адміністратору,
  • юридичному відділу;
  • керівнику установи.

6.3. Строки розгляду

6.3.1 Загальні звернення – до 10 робочих днів.

6.3.2 Суперечливі ситуації, що потребують внутрішнього розслідування – до 30 робочих днів.

6.3.3 Складні випадки (наукова недоброчесність, плагіат) – до 60 днів або більше, якщо потрібні додаткові експертизи.

6.4. Внутрішнє розслідування

У разі тяжких порушень формується спеціалізована комісія з 3–5 членів редакційної колегії або співробітників видавничого дому Юкрейніен Саєнс Хабу. Комісія може:

  • проводити порівняльний аналіз текстів,
  • запитувати пояснення у сторін,
  • звертатись до незалежних експертів,
  • перевіряти матеріали через антиплагіатні системи.
  1. ПРИЙНЯТТЯ РІШЕННЯ

7.1 Редакція або спеціалізована комісія може ухвалити:

  • надати роз’яснення заявнику;
  • виправити або оновити інформацію на сайті;
  • виправити технічні помилки у статті (erratum);
  • опублікувати спростування або редакційну примітку;
  • розширити або повторити рецензування;
  • відхилити статтю;
  • відкликати вже опубліковану статтю (retraction);
  • вжити заходів щодо порушника (автора, рецензента, редактора);
  • передати матеріали до відповідних інституцій.

7.2 Усі рішення фіксуються у журналі обліку звернень.

  1. ПОВІДОМЛЕННЯ ЗАЯВНИКА

8.1 Після ухвалення рішення заявнику надсилається офіційна відповідь, яка містить:

  • короткий виклад суті звернення,
  • опис проведених дій,
  • рішення та його обґрунтування,
  • подальші можливі кроки (за потреби).

8.2 Відповідь може бути надіслана електронною поштою або іншим зручним способом.

  1. ОСКАРЖЕННЯ РІШЕННЯ

9.1 Заявник може подати повторне звернення або апеляцію, якщо:

  • з’явилися нові докази,
  • рішення виглядає неповним або упередженим.

9.2 Апеляцію розглядає головний редактор або спеціалізована комісія. Остаточне рішення надсилається заявнику впродовж 30 днів.

  1. ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ

Усі матеріали щодо розгляду звернення зберігаються у редакції не менше 3 років:

  • звернення,
  • службові записки,
  • результати перевірок,
  • прийняті рішення,
  • листування.
  1. ПОЛІТИКА КОНФІДЕНЦІЙНОСТІ

11.1 Персональні дані не передаються третім особам.

  1. 2Анонімність рецензентів захищається у повному обсязі.

11.3 Інформація про внутрішні рішення може бути оприлюднена лише у вигляді офіційних заяв, якщо це не шкодить сторонам.

  1. ПРИКІНЦЕВІ ПОЛОЖЕННЯ

12.1. Ця Процедура набирає чинності з моменту її затвердження та діє до внесення змін або скасування.

12.2. Усі працівники редакції, члени редакційної колегії та залучені рецензенти зобов’язані ознайомитися з цією Процедурою та дотримуватися її положень у своїй діяльності.

12.3. У разі змін у нормативно-правовому полі, міжнародних стандартах академічної доброчесності (COPE, DOAJ, ICMJE тощо) або редакційній політиці журналу, відповідальний секретар ініціює перегляд та оновлення Процедури.

12.4. Усі зміни та доповнення до Процедури затверджуються окремим наказом або рішенням редакції та доводяться до відома всіх зацікавлених сторін шляхом публікації на сайті журналу або розсилки.

12.5. Якщо окремі положення цієї Процедури з будь-яких причин перестають відповідати чинному законодавству або стандартам, вони підлягають автоматично приведенню у відповідність без скасування всієї Процедури.